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Gestion Electronique des Documents

Avec la modernisation de l’administration et l’évolution des réglementations nationales et au regard des normes et standard internationaux, une nouvelle approche de gestion moderne des archives se révèle un outil indispensable et essentiel pour les administrations, entreprises et organismes publics ou privés. Les organisations qu’elles soient publiques ou privées émettent, reçoivent et accumulent une masse importante de documents papier dont la maitrise du cycle de vie, la gestion quotidienne et la conservation pose un réel problème. Ainsi, les risques de dégradation ou de perte sont élevés, de même que les coûts de stockage

Opter pour un Système d’Archivage Electronique (SAE) et une Gestion Electronique des Documents (GED) est nécessaire pour :

  • garantir une disponibilité immédiate des dossiers grâce à la réduction des délais de réponse.
  • Eviter l’occupation des espaces et la perte des informations ou dégradation des documents physiques grâce à un stockage sûr, classifié et sécurisé
  • Un accès rapide aux informations et la possibilité pour les utilisateurs d’y accéder en ligne selon leur profiles et les autorisations d’accès.
  • Améliorer de façon significative la satisfaction des usagers grâce à un service plus rapide, plus clair et plus efficace et productif.

Les objectifs

  • Mettre en place une plateforme matérielle et logicielle permettant l’archivage de tous les documents  (déjà existants ou à venir) ainsi qu’un système de gestion électronique desdits documents.
  • Permettre d’accroitre la satisfaction des besoins de ses usagers potentiels et actuels, conformément aux normes afférentes au domaine documentaire

Il s’agit donc de mettre les technologies actuelles de l’information et de la communication au service de la gestion des documents

 Les avantages

Le Système d’Archivage Électronique (SAE) et la Gestion Electronique de Documents ont les avantages suivants :

  • Gestion optimale des documents papiers envahissants
  • Une plus grande efficacité dans votre recherche documentaire et un meilleur accès à vos informations (que ce soit via un réseau informatique ou via Internet)
  • La maîtrise complète du cycle de vie de vos documents ;
  • L’augmentation de la productivité du personnel
  • Un stockage plus sécurisé, plus organisé et plus standardisé de vos documents
  • La protection efficace de vos données professionnelles et confidentielles
  • Une excellente traçabilité dans le suivi de votre documentation.

L’installation des solution SAE et GED permettent des gains suivants selon les chiffres obtenus via une étude menée par la société ooPartners solutions – www.oopartners.com

  • Gain de 20% en efficacité de travail et 10 % en efficience commerciale.
  • Gain en temps de recherche et de diffusion de l’information.
  • Gain de 50% des coûts de l’espace de stockage.
  • Division par deux voire trois des coûts de recherche documentaire.
  • Réduction des coûts de diffusion de 80 à 90 %.

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